BAGAIMANA SIH MEMBUAT PROPOSAL EVENT YANG BAGUS SEHINGGA DAPAT SPONSOR

[deejay adex]

 Dear Paman

Menurut paman bagaimana sih kriteria Proposal event yang bagus sehingga mempunyai nilai jual yang akhirnya dengan mudah mendapatkan sponsor yang dapat mensupport event yang akan kita buat

Teman2 bantu share pengalamannya yah


Thanks

ADEX | ANDEZZSOUND
Pekanbaru

[nandi]

Nice topic nih..mungkin salah satunya konsep musik yg jelas untuk target crowd yg cocok juga..imo

[phuture89]

Dear guys,

Menurut versi gue event proposal yang memenuhi standard dan tentunya akan dilirik calon sponsor (baru dilirik belum tentu di support ya, jd setidaknya ga langsung masuk tong sampah):
1. Mulai menggunakan disain cover dan isi per/halaman yg baik (jgn cuma item putih aja dan terkesan jadul, pelit dan gak kreatif plus ga menarik)
2. Isi proposal yang jelas dan lengkap> penjelasan biography singkat eo dan tujuan serta konsep event, daftar nama talent/artist nya, photo talent (photo venue bila ada), dan gunakan bahasa eyd alias ejakan yg dibenarkan. Ingat, bahasa bisnis bukan bahasa teman, bahasa menggambarkan tingkat keseriusan dan mutu anda (demi bisnis)
3. Rincian budget event yg jelas jangan udh digedein angkanya tp suka salah taro pos yg akhirnya ada pos yg budgetnya gede tapi ga masuk akal.
4. Ada halaman khusus permohonan permintaan bantuan kepada si calon sponsor
5. Ada halaman penutup dgn kalimat penutup yg baik
6. Ada alamat dan daa lengkap eo beserta stempel resmi dan ttd.
7. Lampirkan konsep disain bahan promosi (bila ada lebih baik).


Tapi, ada tapinya nih....proposal dgn konsep dan pengisi acara yg bagus jaman skr ga berarti akan diterima. Itu biasa, kadang eo dgn event yg begitu begitu aja dan pengisi acara nya bapuk atau bahkan aneh sekalipun kadang malah justru di support. Kenapa ?
Karena tidak semua calon sponsor melalui para pekerja nya mengerti ttg suatu event. Kebanyakan hanya tau yg penting dia dapat komisi uang, perempuan dan bahkan yg penting dipuja puji.

Kesimpulan.
Mayoritas calon sponsor skr men support berdasarkan kedekatan dan faktor x lainnya yang "tidak penting"

Jadi ? Selamat mencari sponsor.
Ingat nikmat tanpa sponsor:
Modal lebih besar, tp untung punya kita semua dan konsep + pengisi acara murni konsep kita sendiri tanpa di atur2.

Just my opinion, ambil aja bagusnya dan yg ada manfaatnya ya. Thx u

[Gober]

hehehe.... kayak nulis email. pake dear.

Gua ga jago nyari sponsor, tapi gua coba tulis apa yang gua tahu, semoga kita bisa transfer ilmu.

Pertama tama yang bakal mereka tanyakan adalah :

1. Konsep acara
Ok lo mau bikin acara DJ, tapi begitu pula ribuan orang lainnya. Sebenernya event DJ itu yang paling cuma sebatas siapa yang main terus musiknya apa, berapa lama acaranya. Thats it, its just music basicly. Tapi kalau cuma itu yang lo tawarin, mungkin gak bakal dilirik sama sponsor, mereka perlu sesuatu hal yang bikin event lo berbeda dengan yang lain, maka dari itu diperlukan konsep yang baik. Eventnya gak cuma nge DJ aja, mungkin bisa diberi tema, misalnya party glow in the dark, atau gay party dll. atau ada pesan pesan terselubung dibalik itu misalnya party anti narkoba dll. Terus di party itu lo bakal bikin apa aja, misalnya visual, laser, video mapping, break dancer dll.

2. Tempat & Venue
Lo harus menjelaskan dimana event itu bakal dibuat. Kapasitas, batas umur dan lain lain. Kalau untuk event outdoor mungkin bisa dijelaskan tentang izin dari penduduk dan aparat dll.

3. Target Market
Biasanya sponsor suka dengan event yang target marketnya jelas, berapa banyak orang yang bakal datang, terus siapa aja orang orang itu, bisa dijelaskan misalnya selebritis, mahasiswa, working class citizen, atau om om girang .

4. Promosi
Nah ini sebenernya yang paling susah, lo bikin konsep bagus, tapi gak bisa ngundang orang dateng ke event itu, akan sia sia usaha lo. Jelaskan dimana aja lo bakal promo, medianya apa aja. Berapa lama masa promosi lo. Mungkin promosi tidak hanya Above The line, tapi below the line juga bisa dimasukin, misalnya bagi bagi stiker, pin, kaos, doorprize dll.

Nah kalau elemen dasar diatas udah lo jelasin, sekarang tinggal beberapa hal yang akan menjadi pertimbangan mereka, antar lain:
- Track record lo, udah berapa kali bikin event, atau bisa dibilang pengalaman dan reputasi.
- Berapa banyak uang yang ingin lo minta dari mereka. Jumlah uang ini biasanya mereka hitung dari total sponsorship / jumlah kepala yang bakal datang.
- Designnya seperti apa, banyak yang ngelupain elemen design dalam konsep mereka, kadang dianggap gak penting, tapi kalau lo punya preparation yang baik, seharusnya design sudah lo lampirkan. design ini termasuk design promosi dan design tempat.

TIPS :
- Bikin proposal yang singkat, padat dan berbobot.
- Bikin pointer saja, tidak perlu dijelaskan secara panjang lebar, lo bisa lakukan itu saat lo ketemu dengan pihak sponsor. Mereka juga gak bakal punya waktu untuk baca tulisan segunung.

[Gober]

Karena tidak semua calon sponsor melalui para pekerja nya mengerti ttg suatu event. Kebanyakan hanya tau yg penting dia dapat komisi uang, perempuan dan bahkan yg penting dipuja puji.

Kesimpulan.
Mayoritas calon sponsor skr men support berdasarkan kedekatan dan faktor x lainnya yang "tidak penting"

Bener banget ini. Miris emang, tapi itulah kenyataannya. Semua masih basisnya KKN sob. At the end, sponsor bakal ngasih duit ke orang yang deket atau temen temennya, walaupun konsepnya asal asalan. Karena mereka sendiri gak ngerti ama acara yang bakal di sponsorin. Lack of education and understanding.

Gua pernah dateng ke sebuah acara training salah satu produk rokok, ada satu orang yang sampai tidak bisa bedain saat kita ngomongin "FESTIVAL", dia menyamakan event festival yang kita bahas sama dengan Festival Dago yang dia kagumi dan junjung tinggi dan dia jadikan barometer event sukses. Gua gak tahu siapa yang salah, apa yang salah dia dari sebelumnya gak nyimak bahan pembahasan, atau mungkin salah kita yang selalu memakai kata FESTIVAL untuk membahas event party EDM, apa mungkin gak lebih gampang pake istilah RAVE aja ya.

[deejay adex]

Gue setuju dgn salah satu statement bro Ryan / Phuture89 yang mengatakan :
Mayoritas calon sponsor skr men support berdasarkan kedekatan dan faktor x lainnya yang "tidak penting"

Menurut gue.. tidak semua proposal yg materi, konsep & talents / artis nya yg bagus di "Approve" ama calon sponsor, malah kadang ada yg biasa2 saja & tidak mempunyai nilai jual serta manfaat....eh di "approve / disetujui" ama mereka ( sponsor )...... capeee deh

Soalnya hal tsb diatas adalah pengalaman pribadi gue juga..hehehe

[phuture89]

Tp inget bro...ga semua loh, tetap semangat ... Masih ada juga kok calon sponsor yg bener2 objektif dalam men support event dari eo, walau faktanya ga banyak dan tetep harus tau dan dapet linknya

[boele 25hours]

jd inti nya harus kenal deket sm orang2 sponsor dulu donk ya 

[Dekra]

Nambahin:
Sebelum bikin proposal, sebaiknya lo cari tau dulu brand yang mau lo mintain sponsor itu kaya apa. dan dia lagi ada campaign apa. mungkin lo bsa cari tau dr iklan2 yang mereka pasang, atau tanya2 sama orang2 yang dah pernah kerjasama dengan mereka. Dari situ kita bisa tau brand mereka itu targetnya marketnya kaya gimana, mereka lagi ada brand campaign apa, dan kapan aja mereka ada budget untuk sponsorin event.

Koneksi emang penting, tapi akan lebih bagus klw dah ada koneksinya, trus kita juga bisa nawarin event yang sesuai dengan kebutuhan dan target marketnya brand tersebut. Jadi kita bisa nyambungin kebutuhan brandnya, dengan event tersebut. karena walaupun lo kenal deket bgt sama orang di dalam brand tersebut, dia juga kan harus presentasi internal juga untuk nge-gol-in event tersebut, di dalam jg kan ada beberapa orang dalam tim nya yang harus di yakinkan (bos/anak buah).

Intinya sih, klw misalnya sponsor/atau brand tersebut nanya, knp gw hrs sponsorin event lo?
Mungkin lo bisa jawab dengan:
- karena event ini sesuai dengan target market lo.
- karena adv campaign lo tahun ini cocok dengan event gw.
- karena gw menawarkan media value dan promosi yang besar.

[stormtroopers]

Mau ikutan nimbrung.

Dari awal kita harus sudah tetapkan, tujuan cari Sponsor untuk apa.
Karena ada berbagai macam tipe untuk mereka menjadi sponsor dan timbal balik nya.
antara lain : (kalo ada yang mau nambahin silahkan)

1. Sponsor Full dana.
sponsor yang menyediakan semua dana pengeluaran untuk event tersebut.
kadang minta timbal balik full juga kadang ada yang cuma mau gambling secara finansial.
Sponsor seperti ini bisa individual/kelompok bisa juga perusahaan, kayaknya jarang kalo brand produk tertentu,

2. Sponsor Tidak Full dana alias semi barter.
sponsor hanya menyediakan sekian persen dari dana pengeluaran yang dibutuhkan, sisanya barter atau promosi pake jalur si sponsor.
Ini kayaknya yang sering terjadi ya.
nego nego persen dan jalur promosi apa saja yang bisa didapat dari si sponsor ini.

3. Sponsor tak memberikan  dana sama sekali alias barter.
sponsor yang model kayak gini lebih banyak lagi kayaknya ya?
barter barang / jasa dengan logo atau artikel.
barter liputan dengan logo atau media placement lainnya.

4. Sponsor moral.
nah ini yang lebih banyak lagi.
Support lewat social media, forum, internet,, atau ikutan jadi panitia,
dan yang paling penting dateng dan bayar tiket masuk.

Menurut gue no.4 cukup penting juga diperhatikan.

Kesimpulannya:
Ditetapkan dari awal, mau cari sponsor harus ditetapkan dulu, tujuan nya untuk apa,
karena semua tidak hanya berhubungan dengan duit alias dana sponsor, tapi yang cukup penting adalah "value"

[Gober]

Wah thanks buat yang nambahin, bisa makin komplit nih guide to sponsorship - For Dummies!

Basicly soal sponsorship, mereka juga pengen untung dengan mensponsori event kita, so sebagai EO yg baik kita juga sebaiknya keuntungan apa yang mereka dapat. Buat sponsor senang, next time ada acara lagi mereka bisa bantu. Buat kerjasama ini simbiosis mutualisme, untung sama untung.

Seperti kata Dekra, cari tahu dulu apa yang lagi mereka promosikan, misalnya kalau ada HP lagi promoin fungsi kamera sebagai andelan, mungkin kita bisa inject acara foto2 sebagai gimmick party. Atau kalau kita mau incer sponsor rokok, mungkin bisa dengan bundle tiket masuk dapet rokok.

Cari tahu apa yang mereka inginkan, misalnya kalau target mereka sales, buatlah segimana mungkin hari itu sales mereka bisa sesuai target (kalau perlu kita beli barang mereka - ini cara curang). Kalau yg mereka incer adalah sampling, sebaiknya sample barang mereka bisa didistribusikan dengan baik.

Soal value yang Stormtroopers bahas, Value sebuah acara gak cuma dengan datengin orang banyak, selain itu mungkin bisa juga exposure. Walau acaranya sepi, tapi kalau impactnya terhadap sebuah komunitas tinggi, nilainya juga akan naik. karena tanpa datang pun orang akan ngomongin, dan si sponsor otomatis akan nempel di image acara itu. Kalau value acara lo udah tinggi, sponsor kadang masuk ke acara lo udah bukan mau ngincer hard sell lagi, tapi lebih ke gengsi.

Soal koneksi dan relasi, jujur aja Ravelex banyak tertolong dengan koneksi kita ke sponsor yang cukup deket. Ya mau gak mau emang jaman sekarang kita harus begitu, jangan harap sponsor dateng ke kita, mungkin kita harus rajin cari koneksi. Buat EO yang belum banyak koneksi, mungkin bisa tanya tanya ke EO lain untuk share koneksi ke sponsor, atau bisa dengan  koneksi dari orang agency iklan misalnya.

Mungkin yang lain ada yg mau tambahin...